Administrateur.rice de production

• PRESENTATION DE L’ASSOCIATION

L’Ensemble Baroque de Toulouse, association loi 1901, fondée en 1998 par Michel BRUN, est née du désir d’interpréter la musique baroque sur instruments anciens et de la mettre à portée de tous. Animé par le plus haut niveau d’exigence musicale il lie objet artistique, histoire des arts, découverte d’un répertoire et d’un patrimoine musical. Michel BRUN et ses musiciens guident le public vers la connaissance des œuvres lors des concerts ou dans le cadre des multiples opérations de médiation mises en œuvre pour tous les publics.

Deux rendez-vous illustrent cet esprit singulier :

Le Festival Passe ton Bach d’Abord qui, depuis 2008, met pendant trois jours la ville de Toulouse en effervescence avec une cinquantaine de concerts dans une vingtaine de lieux patrimoniaux et insolites. Les grandes œuvres de Bach côtoient des créations hybrides originales, les ensembles baroques amis rencontrent des musiciens issus d’autres univers musicaux et toutes les disciplines du spectacle vivant sont convoquées pour revisiter Bach et toucher le plus vaste public.

Les Cantates sans filet, actions culturelles originales, ont été conçues il y a 15 ans pour partager l’intégrale des 200 cantates de Bach. La répétition participative d’une cantate chaque mois est suivie de son interprétation puis du choral final chanté par toutes et tous dans le public à l’unisson.

• MISSIONS

L’Administrateur/trice de production aura pour missions principales :

En matière d’administration générale
– Assurer la bonne administration et une gestion rigoureuse pour soutenir et favoriser la réussite des projets de l’Ensemble Baroque de Toulouse (créations, diffusions, actions culturelles et Festival Passe ton Bach d’Abord) dans le respect des orientations définies par les Co-Président.es et leur Bureau ainsi que des budgets définis en concertation avec la Trésorière de l’Association.
– Assurer le suivi budgétaire avec le cabinet-comptable et, en lien avec la Trésorière de l’Association, être l’interlocuteur/trice-ressource du commissaire aux comptes ainsi que des organismes bancaires.
– Veiller au respect de l’ensemble des règles et contraintes juridiques et fiscales.
– Favoriser le développement de relations qualitatives avec les financeurs publics, privés, sociétés civiles, fondations, acteurs associatifs ou individuels en appui des Co-Président-es et du Bureau de l’Ensemble Baroque de Toulouse.
– Assurer le suivi de la diffusion et de la production en lien avec l’Administratrice de tournées et la Chargée de Production.

En matière de gestion administrative, financière, juridique, fiscale et RH :
– Etablir les budgets et assurer leur suivi rigoureux, élaborer les demandes de subventions et déposer les dossiers dans les délais impartis en étroite collaboration avec le Directeur Artistique.
– Dans le cadre d’une relation régulière d’échanges et d’informations avec le cabinet comptable, assurer la transmission régulière et structurée de toutes les pièces.
– Veiller au respect de l’ensemble des règles juridiques et fiscales touchant aussi bien à la vie associative, la gestion des Ressources Humaines qu’à l’ensemble des relations contractuelles.
– Assurer une relation suivie et rigoureuse avec le prestataire de gestion sociale
– Etablir les contrats d’embauche, les devis, les contrats de vente, les factures, les faire valider puis signer par les membres du Bureau ayant signature ou délégation.

En matière de coordination :
– Être garant.e de la coordination générale du projet en collaboration avec le Directeur Artistique et le Bureau.
– Assurer une communication interne régulière et efficace afin que chaque membre concerné par un projet dispose des informations pertinentes.
– Assurer d’un point de vue administratif et budgétaire la coordination de l’ensemble des activités en favorisant la circulation et l’échange d’informations entre les différentes parties prenantes internes et externes de l’Association.
– Contribuer à la bonne marche du Festival Passe ton Bach d’Abord sur les plans administratifs, financiers, communication et RH en appui du Directeur Artistique et en parfaite cohérence avec les actions menées par la Coordinatrice du festival et la Chargée de production.
– Assurer la coordination de l’équipe permanente aussi bien que celle des équipes temporaires dédiées au Festival dans le respect des compétences de l’ensemble des membres.
– Accompagner le Bureau avec les équipes de l’Association dans la conception et la rédaction du projet de développement pluriannuel de l’EBT – 2025-2026-2027 et suivantes.

En matière de développement :
– Favoriser par tous les moyens mis à sa disposition, le développement de l’Ensemble Baroque de Toulouse et son rayonnement au niveau régional, national et international.
– Être à l’initiative de la recherche de partenariats, co-productions et résidences de création, en s’adaptant aux spécificités de chaque projet en étroite concertation avec l’Administratrice de tournées.
– Coordonner d’un point de vue administratif et financier les différents types de concerts produits par l’Ensemble Baroque de Toulouse ainsi que la mise en œuvre des actions culturelles qui y sont rattachées, en concertation avec le Directeur Artistique et la Chargée de production.
– Développer un réseau de partenaires en région et construire des projets à l’échelle des territoires.
– Assurer la réponse à des Appels à Projets : rédaction, montage et suivi des projets de développement avec les partenaires connus ou nouveaux.
– Concevoir et proposer des axes de développement de la structure et les soumettre au Directeur Artistique et au Bureau de l’Association en élaborant des plans d’action construits et budgétés.

En matière de vie de l’association :
– Effectuer toute démarche obligatoire de la vie associative, assurer son fonctionnement en préparant, organisant et en établissant comptes rendus et procès-verbaux : réunions de Bureau, Conseil d’Administration, Assemblée Générale.
– Enrichir régulièrement et tenir à jour l’ensemble des fichiers associatifs (adhérents, bénévoles, donateurs et mécènes …)
– Faciliter par tous les moyens l’information et la prise de décisions du Bureau notamment en organisant des réunions régulières sur l’avancée des projets, les décisions à prendre et les arbitrages à effectuer.
– Organiser des relations de bon compagnonnage avec l’Association « Les Amis de l’EBT » et le Chœur Baroque de Toulouse.
– Veiller à la qualité de la relation avec le groupe des Mécènes de l’Ensemble Baroque de Toulouse dont il/elle recueillera les avis et auxquels, en accord avec le Bureau, il/elle proposera des actions d’animation.
– Présenter au Directeur Artistique et/ou au Bureau de l’Ensemble Baroque de Toulouse tout autre acteur qu’il/elle souhaiterait voir contribuer au projet associatif.

• RATTACHEMENTS ET LIENS FONCTIONNELS

– Les Co-Président-es de l’Ensemble Baroque de Toulouse qui sont ses employeurs et responsables hiérarchiques
– Les membres du Bureau de l’Association selon leurs attributions auprès desquels il/elle assurera un rôle continu d’information, d’aide à la décision, d’analyse budgétaire et de proposition.
– Le Directeur Artistique, Michel BRUN, dont il/elle sera l’interlocuteur/trice privilégié.e pour traduire ses orientations artistiques en modes d’administration et de gestion adaptés.

• COMPÉTENCES REQUISES

SAVOIR
– Bonne connaissance des milieux associatifs et culturels et de leur mode de financement
– Connaissance du monde de la musique appréciée
– Bonne maitrise des mécanismes de la gestion et de la comptabilité
– Connaissance des règles légales applicables au spectacle vivant
– Connaissance du droit social et du travail, en particulier le régime des intermittents

SAVOIR FAIRE
– Capacité à élaborer et suivre des budgets
– Bonne maitrise des outils informatiques
– Bonne maitrise des outils de planification et de gestion de projets

SAVOIR ETRE
– Autonomie et sens de l’organisation
– Forte capacité d’initiative
– Sens du reporting
– Rigueur et réactivité